Les archives notariales regroupent les actes et contrats signés devant notaire par des parties. Ces documents ont un caractère officiel et authentique. Ils sont censés être juridiquement viables grâce à l'intervention du notaire. Et ce, contrairement à un acte passé sous seing privé, c'est-à-dire uniquement entre les parties.
Selon les actes et contrats, le notaire reçoit, rédige et conserve ces documents. Ils sont appelés « minutes » et leurs copies des « grosses » ou des « expéditions ». Mais les actes et contrats établis chez le notaire ont également vocation à être conservés et classés aux archives départementales. Nous faisons le point.
Archives notariales : importance de les conserver
L'importance de ces contrats et actes nécessite leur conservation : ils attestent d'un droit de propriété, de nue-propriété, de jouissance, etc. Il peut aussi s'agir de contrats de mariage, de testaments, de comptes de tutelle, de contrats de location, d'actes de crédit, etc.
Preuves par excellence, les minutes de ces documents authentiques (signés devant notaire) sont depuis 1826 déposées aux archives départementales :
- Le notaire doit effectuer cette démarche auprès des archives départementales du lieu de son étude.
- Depuis une loi du 3 janvier 1979, les minutes sont assimilées à des archives publiques et leur versement aux archives départementales est devenu obligatoire, 75 ans après leur signature.
Actes notariés et registres
Il existe plusieurs formes d'actes, plus ou moins usités selon leur nature, et plusieurs registres les répertoriant :
- Les « minutes » : ce sont les actes originaux conservés par le notaire puis déposés aux archives départementales.
- Les « grosses » ou « expéditions » : il s'agit des copies des actes originaux.
- Les hypothèques : le registre des hypothèques conserve et répertorie tous les actes relatifs aux mutations de propriété. Ce registre est parfois appelé « registre des transcriptions ».
- Les brevets : ils concernent des actes moins répandus, comme les quittances de fermage, les certificats de vie, les procurations délivrées en brevets, etc.
- Les répertoires : ils constituent le classement des actes effectués par chaque notaire au cours d'une année.
- Les registres d'insinuation : datant de l'Ancien Régime, ils attestent d'une donation ou d'un prélèvement sur un acte économique.
Recherche d'archives notariales : comment s'y prendre ?
Chaque structure hébergeant des archives départementales utilise le même système de cotation des documents. Connaître le nom du notaire ou de son étude, ou du lieu de résidence de l'étude facilite évidemment la recherche.
Dans ce cas, il faut consulter les sous-séries 4 E, celles dédiées aux archives notariales, en salle de lecture ou sur Internet. Les documents sont classés par dates et non par thèmes.
Si vous ignorez le nom du notaire et le lieu de son étude, il faut vous repérer aux lettres et numéros de sous-séries attribuées aux différentes formes d'actes :
- 4Q : cette cotation est attribuée aux registres des hypothèques pour les biens immobiliers.
- 3Q : concerne l'enregistrement des actes de 1791 à 1940. Le classement est ici alphabétique.
- 2C : concerne les registres d'insinuation et du contrôle des actes antérieurs à 1791. Ici aussi, le classement est alphabétique.
Pour approfondir le sujet :
- Plus d'infos sur l'acte notarial sur notre page dédiée
- En savoir plus sur le testament authentique par notaire.
- Dans quels cas l'intervention d'un notaire est-elle obligatoire ?
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